Dokumenthantering

Dokumenthantering

En av våra specialtjänster är dokumenthanteringssystem. Sådana system används för att digitalisera dokument som man annars har i mappar i pappersform. Dessa dokument kan vara t.ex. ritningar på maskindelar. Några egenskaper hos systemet:
  • Modellering av dokumentens inbördes struktur enligt era specifikationer/önskemål.
  • Centraliserad, pålitligt säkerhetskopierad uppbevaring av viktiga dokument.
  • Dokument tillgängliga via webbgränssnitt, bakom inloggning.
  • Flexibla möjligheter att ge tillgång till olika dokument till olika användargrupper.
Läs mer om systemet nedan och kontakta oss för tilläggsinformation och offertförfrågningar!

Nyttan med systemet

Varför behöver man ett dylikt system? Kan man inte bara skanna in sina papper och spara dem på hårddisken?

En viktig fördel med våra system är att man kan specificera hur dokumenten hör ihop. Om man till exempel tillverkar en bromspedal kan det finnas olika delar som hör till den slutliga produkten. Dessa olika dokument kan då grupperas som en undergrupp till själva slutprodukten. Då är det mycket enkelt att vid tillverkningen få fram alla ritningar som behövs för produkten.

Med systemet har ni åtkomst till era dokument från vilken internetansluten dator som helst. Ingen som helst specialutrustning behövs, utan det räcker med en vanlig webbläsare(t.ex. Internet Explorer eller Mozilla Firefox).

Åtkomsten till dokumenten kan också skyddas, så att bara vissa personer eller vissa grupper har åtkomst till dem. Åtkomsten kan regleras även per enskilt dokument.

Heltäckande tjänst

Vi kan stå för en tjänst som täcker allt inom dokumenthantering, från inskanning av papper till planering och implementering av skräddarsydda system samt drift och underhåll av systemet. Vi har projektanställda som kontinuerligt jobbar med att mata in olika typer av dokument i databaser och kategorisera dokumenten. Vi kan också göra databaser som kategoriserar och sammanbinder digitalt material, t.ex. om ni har material som PDF-filer kan vi även behandla dessa.

Vår personal har djupgående insikter i databasplanering och programmering. Alla som arbetar med detta har universitetsutbildning och mångårig erfarenhet av databassystem.

För att upprätthålla tjänsten har vi egna internetservrar som övervakas dygnet runt. Servrarna är utrustade med fyra hårddiskar, varav två är för realtidssäkerhetskopiering. Om någon av hårddiskarna går sönder kan denna dessutom bytas utan att servern behöver startas om. All data säkerhetskopieras ytterligare dagligen till en maskin i en annan byggnad.

Kartläggning av behov

Om ni vill veta hur ni kan dra nytta av ett dokumenthanteringssystem, ta kontakt så kan vi diskutera saken. Olika organisationer har olika behov, därför är vi intresserade av att höra mera om er verksamhet för att kunna ge er råd om hur ni kan effektivera den.